Partnerschap
Hydroscope is geaccrediteerd voor het nemen van legionellamonsters conform NEN 6265 en voert ook meetprogramma’s uit. Een vaste adviseur neemt de monsters waardoor Surplus minimale tijd kwijt is met begeleiding op locaties. Bij de monsterneming meet de adviseur de watertemperatuur, zodat hij een goed beeld houdt van de installatie. Ook beheert Hydroscope drinkwaterinstallaties, controleert terugstroombeveiligingen, voert temperatuurmetingen uit en spoelt leidingen.
Door middel van een nieuw contract wordt de toegevoegde waarde van Hydroscope in het partnerschap met Surplus extra benadrukt. Bij het opstellen van het contract is vantevoren nagedacht hoe dit ingericht zou worden, hiermee is ervoor gezorgd dat de verwachtingspatronen juist op elkaar afgestemd zijn. De meerwaarde van Hydroscope voor Surplus ligt in het flexibel meedenken waarbij aansluiting plaatsvindt tussen de huidige systemen en de planning. De toegevoegde waarde zit in de managementrapportages, de technisch inhoudelijke ondersteuning, het beleidsmatig en doelmatig meekijken en meedenken en evaluaties oftewel een dienstverlening op het gebied van ontzorging. Na meerdere jaren losse kortlopende contracten is besloten om nu een contract op te stellen vanuit partnerschap voor de lange termijn oftewel een overeenkomst voor een periode van drie jaar tussen Surplus en Hydroscope.
De managementrapportages worden opgesteld door Hydroscope en worden gepresenteerd in een driemaandelijks overleg waarbij o.a. de monsteruitslagen worden besproken. Tijdens deze overleggen filtert Hydroscope de gegevens, bundelt deze samen en bespreekt haar adviezen en openstaande en benodigde acties met Surplus. Verbeterpunten worden hierbij ook proactief besproken op het gebied van bedrijfsvoering of hoe je iets makkelijker kunt aanpakken. Er is hierbij een duidelijk scherpe inventarisatie gemaakt van het vastgoed waarbij de wensen van Surplus zijn bekeken oftewel de vragen: wat moeten we volgens de wet, wat wordt ons geadviseerd in het licht van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en hoe richten we dit alles in zodat het werkbaar is voor Surplus en Hydroscope.
Surplus stuurt haar opdrachten via een Facility Management Informatie Systeem, zodat ze kunnen bijhouden hoeveel externe opdrachten eruit zijn gestuurd en wat de status hiervan is. Hierdoor wordt het gepland en ongepland onderhoud op een planmatige manier gestuurd. Sinds maart 2015 wordt het systeem ook gebruikt om de rapportages digitaal te archiveren zodat de locaties niet langer belast worden met administratieve handelingen. Hierdoor wordt het onderhoud op een planmatige manier gestuurd.
Op het gebied van legionellapreventie is Surplus vooruitstrevend in haar manier van werken. Tot 2015 waren de werkzaamheden op het gebied van legionellapreventie bij Surplus decentraal georganiseerd. Iedere locatie was verantwoordelijk voor het legionellabeheer op zijn locatie. De afdeling Vastgoed & Facilities (V&F) ondersteunde de locaties hierbij. Vanaf 2015 monitort V&F aan de hand van de managementrapportages van Hydroscope de stand van zaken op het gebied van legionellabeheer op alle locaties. V&F informeert en adviseert vervolgens het verantwoordelijke hoofd van de facilitaire dienst. Tevens is de managementrapportage een plan van aanpak in de samenwerking tussen Surplus en Hydroscope.
Het doel in de samenwerking tussen Surplus en Hydroscope is het goed doorlopen van het gehele traject waarbij gestreefd wordt naar het hebben van legionellaveilige locaties bij Surplus. Een logische vervolgstap in dit resultaat is het verkrijgen van legionellaveiligheidscertificaten als bewijs dat een locatie op het gebied van legionellapreventie alles op orde heeft. Surplus heeft ervoor gezorgd dat alles omtrent legionellabeheer bij haar locaties volgens de wet- en regelgeving is georganiseerd. Hydroscope gaat ervan uit dat Surplus binnen nu en een jaar profiteert van de toegevoegde waarde van dit nieuwe contract. Dit wordt mede bewerkstelligd door de planmatige en vooruitstrevende aanpak van Surplus!
